Silabus Training & Workshop

Manajemen Arsip

Strategi, Teknik, dan Praktik Terbaik dalam Pengelolaan Dokumen Fisik dan Digital untuk Efisiensi Operasional dan Kepatuhan Organisasi.

Latar Belakang

Pengelolaan arsip yang efektif merupakan fondasi utama dalam menjaga keberlangsungan proses bisnis, mempercepat akses informasi, serta meminimalkan risiko kesalahan administrasi. Di era digital, organisasi membutuhkan sistem manajemen arsip yang terstandarisasi agar informasi dapat ditemukan, diamankan, dan dimanfaatkan secara optimal. Ketidakteraturan dalam sistem arsip sering kali berujung pada inefisiensi waktu, kehilangan dokumen penting, hingga risiko kepatuhan.

Data riset menunjukkan bahwa lebih dari 60% waktu kerja administratif terbuang karena pencarian dokumen yang tidak terorganisir. Selain itu, perusahaan yang menerapkan tata kelola arsip standar mampu meningkatkan efisiensi operasional hingga 30% dan mempercepat pengambilan keputusan secara signifikan. Hal ini menegaskan bahwa manajemen arsip bukan sekadar kegiatan administratif, tetapi bagian strategis dari tata kelola organisasi modern.

Urgensi pelatihan ini semakin tinggi seiring peningkatan volume data dan dokumen, baik dalam bentuk fisik maupun digital. Banyak organisasi masih berada pada kondisi di mana struktur arsip tidak konsisten, penyimpanan ganda terjadi, dan risiko kehilangan data cukup tinggi. Pelatihan Manajemen Arsip ini dirancang untuk membantu organisasi membangun sistem arsip yang tangguh, terukur, dan sesuai praktik terbaik industri.

Tujuan Pelatihan

1. Memahami prinsip dasar dan standar manajemen arsip modern.
2. Mengidentifikasi jenis arsip, siklus hidup dokumen, dan prosedur pengendalian arsip.
3. Menerapkan teknik klasifikasi, indeksasi, dan penataan arsip fisik maupun digital.
4. Menyusun Standard Operating Procedure (SOP) terkait pengelolaan arsip organisasi.
5. Memahami teknik pengamanan dokumen dan mitigasi risiko kehilangan data.
6. Menguasai strategi penggunaan sistem arsip digital dan teknologi pendukung.
7. Mampu melakukan manajemen retensi, pemusnahan arsip, serta audit arsip.
8. Mengimplementasikan praktik terbaik dalam tata kelola arsip sesuai kebutuhan unit kerja.

Rundown Materi Pelatihan

Hari 1 – Fundamental & Teknik Dasar Manajemen Arsip

1. Konsep Dasar Manajemen Arsip
   • Pengertian arsip, fungsi, dan siklus hidup dokumen
   • Peran arsip dalam efektivitas operasional organisasi
2. Sistem dan Teknik Pengelolaan Arsip
   • Klasifikasi, indeksasi, dan penomoran
   • Teknik penataan arsip fisik dan digital
3. SOP dan Standarisasi Pengelolaan Arsip
   • Penyusunan SOP dan workflow administrasi arsip
   • Pengendalian dokumen dan standar penyimpanan
4. Studi Kasus dan Diskusi Interaktif
   • Identifikasi permasalahan arsip di organisasi
   • Simulasi sederhana penataan arsip
     Learning Outcome Hari 1: Peserta memahami konsep mendasar manajemen arsip, mampu menyusun struktur klasifikasi, serta menerapkan teknik penataan arsip sesuai standar dasar.
     Aktivitas Praktis Hari 1: Simulasi penataan arsip fisik, latihan membuat kode klasifikasi, dan analisis kasus arsip organisasi.

Hari 2 – Implementasi Lanjutan, Risiko, dan Sistem Arsip Digital

1. Pengelolaan Arsip Digital
   • Penggunaan software arsip
   • Penamaan file, struktur folder, dan sistem pencarian
2. Keamanan Dokumen dan Mitigasi Risiko
   • Perlindungan arsip terbatas dan sensitif
   • Risiko kehilangan data dan langkah pencegahannya
3. Retensi, Pemindahan, dan Pemusnahan Arsip
   • Penyusunan jadwal retensi dokumen
   • Teknik pemusnahan dan audit arsip
4. Simulasi, Diskusi, dan Workshop Implementasi
   • Perbaikan sistem arsip unit kerja
   • Penyusunan rencana implementasi
     Learning Outcome Hari 2: Peserta mampu mengelola arsip digital, mengidentifikasi risiko keamanan arsip, menyusun retensi arsip, serta merancang sistem arsip yang efektif untuk unit kerjanya.
     Aktivitas Praktis Hari 2: Simulasi audit arsip, latihan struktur folder digital, dan workshop penyusunan rencana implementasi.

Target Peserta

Staf administrasi, sekretariat, document controller, office support, dan karyawan yang terlibat dalam proses pengelolaan dokumen atau arsip di organisasi.

Manfaat Pelatihan

Manfaat Pelatihan untuk Peserta
Pelatihan ini memberikan pemahaman komprehensif tentang teknik pengelolaan arsip yang efektif, meningkatkan kemampuan dalam menata, mencari, dan memelihara dokumen, serta memperkuat keterampilan dalam mengimplementasikan standar arsip yang profesional sesuai kebutuhan unit kerja.

Manfaat Pelatihan untuk Perusahaan
Perusahaan memperoleh sistem arsip yang lebih rapi, efisien, dan terstruktur. Risiko kehilangan dokumen berkurang, proses kerja menjadi lebih cepat, serta tata kelola administrasi meningkat secara signifikan sehingga berdampak pada kinerja operasional dan kepatuhan organisasi.

Alasan Penyusunan Modul

Kondisi Ideal: Peserta diharapkan menguasai kompetensi pengelolaan arsip modern, memahami SOP secara menyeluruh, mampu mengelola arsip fisik dan digital, serta menjaga keamanan dokumen dengan standar yang terukur.

Kondisi Faktual: Banyak organisasi masih menghadapi arsip yang tidak terstruktur, proses pencarian dokumen yang lambat, penggunaan metode manual yang tidak konsisten, serta kurangnya pemahaman terhadap standar retensi dan keamanan arsip.

Metode Penyampaian dan Evaluasi

Metode Penyampaian: Presentasi interaktif, studi kasus, diskusi kelompok, dan simulasi teknis pengelolaan arsip.

Metode Evaluasi: Pre-test, post-test, penilaian aktivitas praktis, dan evaluasi partisipasi selama diskusi dan simulasi.

Profil Instruktur

Ronny Gunawan, BSBA
Konsultan & Trainer di MDP Consulting sejak 2014, dengan lebih dari 20 tahun pengalaman di industri perbankan, multifinance, dan jasa keuangan. Pernah menjabat sebagai:
• Head of Anti Fraud & Investigation (Vice President) di UOB Indonesia
• Division Head Fraud Banking Investigation, Head of Consumer Loan, Branch Manager di Bank Mayapada International Tbk.
• Branch Manager di HSBC Indonesia
• Branch Head di berbagai perusahaan multifinance

Memiliki keahlian di bidang fraud risk management, governance risk & compliance (GRC), audit & investigasi, manajemen risiko operasional, serta analisa kredit.
Sebagai trainer, Ronny telah menjadi pembicara di berbagai public & in-house training untuk bank, BUMN, dan swasta, dengan topik meliputi:
• Fraud Risk Management sesuai POJK & SE OJK
• Pedoman Manajemen Anti Fraud & Early Fraud Detection
• Governance, Risk & Compliance (GRC) & Good Corporate Governance (GCG)
• Analisa Kredit & Manajemen Risiko Perbankan
• Operational Risk Management & Business Continuity Management
• Project Management
• Procurement
• Supply Chain Management

Dengan pengalaman luas di industri dan konsultan, Ronny dikenal sebagai fasilitator yang menghubungkan regulasi dengan praktik nyata, memberikan insight strategis dan aplikatif bagi peserta pelatihan.

Call To Action

Daftar sekarang untuk mengikuti Pelatihan Manajemen Arsip dan tingkatkan kompetensi tim dalam menghadapi tantangan administrasi modern!

• WA: https://wa.me/628179956666
• Email: alif.mdp@gmail.com
• Website: www.mdpconsulting.co.id

© 2025 MDP Consulting – Empowering People Through Practical Learning