Silabus Training & Workshop

Integrated Procurement, Purchasing, and Buyer Management

 Mengintegrasikan Strategi Pengadaan, Eksekusi Pembelian, dan Peran Buyer untuk Mencapai Keunggulan Operasional dan Penghematan Biaya yang Berkelanjutan

Latar Belakang:

Berdasarkan riset dari The Hackett Group, perusahaan-perusahaan berkinerja tinggi (world-class) menunjukkan bahwa fungsi procurement yang terintegrasi dapat memberikan penghematan biaya hingga 15% lebih besar dibandingkan dengan pendekatan tradisional yang terfragmentasi. Namun, dalam praktiknya, banyak organisasi masih mengalami kesenjangan signifikan antara perencanaan strategis procurement dan eksekusi operasional purchasing.

Kesenjangan ini sering terjadi karena kurangnya pemahaman holistik tentang keseluruhan siklus pengadaan. Staf purchasing atau buyer mungkin terlalu fokus pada tugas transaksional seperti pemesanan dan pengejaran pengiriman, tanpa memahami dampak strategis dari setiap keputusan yang diambil. Di sisi lain, tim procurement strategis mungkin kehilangan konteks operasional di lapangan.

Pelatihan ini dirancang untuk menjembatani kesenjangan kritis tersebut. Dengan pendekatan terpadu, pelatihan ini memastikan bahwa setiap keputusan pembelian, mulai dari level strategis hingga transaksional, selaras dengan tujuan bisnis yang lebih luas, yaitu menciptakan nilai, mengoptimalkan biaya, dan memitigasi risiko dalam rantai pasok.

Tujuan Pelatihan:

Setelah menyelesaikan pelatihan ini, peserta diharapkan mampu:

1. Membedakan dan menghubungkan peran serta tanggung jawab strategis procurement, operasional purchasing, dan tugas teknis seorang buyer.
2. Merancang dan menerapkan proses Procure-to-Pay (P2P) yang efisien dan terkendali untuk mengurangi kesalahan dan mempercepat siklus.
3. Melakukan proses seleksi dan evaluasi supplier secara sistematis berdasarkan kriteria yang objektif dan terukur.
4. Menerapkan teknik negosiasi dasar untuk mencapai kesepakatan yang lebih menguntungkan, baik dalam hal harga, kualitas, maupun syarat pembayaran.
5. Mengidentifikasi risiko utama dalam proses pengadaan dan menyusun rencana mitigasi yang sederhana namun efektif.
6. Menganalisis komponen biaya dari suatu penawaran harga untuk mengambil keputusan pembelian yang lebih cerdas, bukan hanya berdasarkan harga terendah.

Rundown Materi Pelatihan:

 Hari 1: Fondasi Strategis dan Operasional Procurement & Purchasing

Sesi 1: Kerangka Kerja Terpadu Procurement, Purchasing, dan Buyer

• Memahami peran, ruang lingkup, dan keterkaitan Procurement (strategis), Purchasing (taktis/operasional), dan Buyer (eksekutor).
• Menjelaskan siklus Procure-to-Pay (P2P) secara end-to-end.
• Pentingnya integrasi fungsi ini untuk menciptakan nilai tambah bagi perusahaan.

Sesi 2: Strategic Sourcing dan Seleksi Supplier

• Langkah-langkah dalam proses sourcing strategis.
• Membuat dan menggunakan kriteria evaluasi supplier (Kualifikasi, Kapabilitas, Kapasitas, Komitmen, dan Biaya).
• Teknik melakukan assessment dan due diligence terhadap calon supplier.

Sesi 3: Manajemen Kontrak dan Hubungan Supplier

• Memahami klausul-klausul kritis dalam kontrak pengadaan.
• Teknik mengelola hubungan dengan supplier (Supplier Relationship Management/SRM) dasar.
• Memantau kinerja supplier berdasarkan kesepakatan dalam kontrak.

Sesi 4: Workshop: Studi Kasus Analisis dan Seleksi Supplier

• Aktivitas Praktis: Peserta dalam kelompok menganalisis profil beberapa supplier fiktif berdasarkan studi kasus nyata. Kelompok kemudian harus memilih supplier terbaik dengan mempertimbangkan berbagai faktor di luar harga dan mempresentasikan alasannya.
• Learning Outcome Hari 1: Peserta memahami alur besar pengadaan secara strategis, mampu menyeleksi supplier dengan metode yang terstruktur, dan memahami pentingnya kontrak serta manajemen hubungan supplier yang baik.

 Hari 2: Keterampilan Teknis dan Efektivitas Buyer

Sesi 1: Seni dan Ilmu Negosiasi untuk Buyer

• Prinsip-prinsip dasar negosiasi dalam pengadaan (win-win, BATNA, ZOPA).
• Teknik menyiapkan strategi negosiasi (data, target, concession plan).
• Simulasi role-play negosiasi harga dan syarat dengan supplier.

Sesi 2: Manajemen Risiko dan Analisis Biaya dalam Pembelian

• Mengidentifikasi sumber risiko (operasional, finansial, reputasi) dalam proses purchasing.
• Teknik melakukan analisis biaya (cost analysis) sederhana untuk memahami komponen pembentuk harga.
• Membuat rencana mitigasi untuk risiko-risiko yang paling mungkin terjadi.

Sesi 3: Efisiensi Proses Purchasing dan Teknologi Pendukung

• Mengoptimalkan proses administrasi pembuatan Purchase Requisition (PR) dan Purchase Order (PO).
• Memahami prinsip-prinsip purchase ethics dan good governance.
• Overview teknologi (e-Procurement, e-Catalog) yang dapat meningkatkan efisiensi.

Sesi 4: Simulasi Terintegrasi: Menangani Skenario Purchasing Lengkap

• Aktivitas Praktis: Peserta berhadapan dengan skenario kompleks yang mencakup permintaan mendesak, masalah kualitas barang, dan negosiasi dengan supplier. Peserta harus membuat keputusan dari awal hingga akhir proses.
• Learning Outcome Hari 2: Peserta memiliki keterampilan negosiasi dan analisis biaya dasar, mampu mengidentifikasi dan memitigasi risiko, serta dapat mengelola proses purchasing sehari-hari dengan lebih efektif dan efisien.

Target Peserta:

Pelatihan ini ditujukan untuk Staf Purchasing, Buyer, Procurement Officer, serta profesional dari departemen lain yang terlibat dalam proses pengadaan barang dan jasa. Juga sesuai untuk Supervisor/Assistant Manager yang membawahi fungsi pembelian.

Manfaat Pelatihan:

Manfaat untuk Peserta:
Peserta akan mendapatkan pemahaman yang komprehensif dan terintegrasi tentang seluruh siklus procurement. Keterampilan teknis seperti negosiasi, analisis biaya, dan manajemen risiko yang diperoleh dapat langsung diaplikasikan untuk meningkatkan kinerja dan akurasi dalam pekerjaan sehari-hari. Pelatihan ini juga membekali peserta dengan kerangka pikir strategis yang dapat mendukung pengembangan karier di bidang supply chain dan procurement.

Manfaat untuk Perusahaan:
Perusahaan akan mendapatkan tim procurement dan purchasing yang selaras antara strategi dan eksekusi, yang pada akhirnya berdampak pada penghematan biaya yang lebih terstruktur. Efisiensi proses yang meningkat akan memperpendek siklus pembelian dan mengurangi kesalahan operasional. Selain itu, perusahaan dapat memitigasi risiko yang terkait dengan pemilihan supplier dan kepatuhan terhadap prosedur melalui penerapan best practices yang diajarkan dalam pelatihan.

Alasan Penyusunan Modul:

Kondisi Ideal:
Profesional di bidang procurement, purchasing, dan buyer diharapkan tidak hanya mampu menjalankan tugas transaksional, tetapi juga memiliki mindset strategis. Mereka harus memahami bagaimana setiap pembelian berkontribusi pada nilai bisnis, mengelola hubungan dengan supplier secara proaktif, dan mengidentifikasi peluang penghematan serta inovasi dalam rantai pasok.

Kondisi Faktual:
Sering ditemui bahwa fungsi-fungsi ini berjalan secara terisolasi. Buyer mungkin hanya fokus memenuhi permintaan tanpa kendali biaya yang optimal, sementara procurement strategis mungkin kurang menyentuh realitas operasional. Akibatnya, terjadi inefisiensi, pemborosan biaya, potensi risiko yang tidak terkelola, dan hilangnya peluang untuk menciptakan nilai tambah dari aktivitas pengadaan.

Metode Penyampaian dan Evaluasi:

Metode Penyampaian:
Pelatihan menggunakan kombinasi metode presentasi interaktif, studi kasus nyata dari berbagai industri, diskusi kelompok terpandu, dan simulasi/role-playing untuk melatih penerapan keterampilan. Pendekatan partisipatif ini memastikan peserta terlibat aktif dan dapat menginternalisasi materi.

Catatan Kapasitas Peserta:
Pelatihan ini dirancang secara intensif dengan pendekatan partisipatif tinggi, termasuk simulasi role-playing, sesi coaching langsung, dan diskusi mendalam. Untuk menjamin kualitas transfer pengetahuan dan memberikan umpan balik personal kepada setiap peserta, jumlah peserta dibatasi maksimal 20 orang per batch. Batasan ini memastikan setiap peserta memperoleh pengalaman belajar yang optimal dan dampak pelatihan yang terukur.

Metode Evaluasi:
Efektivitas pelatihan diukur melalui partisipasi aktif selama sesi, hasil kerja dalam studi kasus dan simulasi, serta pre-test dan post-test untuk mengukur peningkatan pemahaman peserta terhadap materi inti pelatihan.

Profil Instruktur:

Ronny Gunawan, BSBA
Konsultan & Trainer di MDP Consulting sejak 2014, dengan lebih dari 20 tahun pengalaman di industri perbankan, multifinance, dan jasa keuangan. Pernah menjabat sebagai Head of Anti Fraud & Investigation (Vice President) di UOB Indonesia, Division Head Fraud Banking Investigation, Head of Consumer Loan, Branch Manager di Bank Mayapada International Tbk., Branch Manager di HSBC Indonesia, dan Branch Head di berbagai perusahaan multifinance. Memiliki keahlian di bidang fraud risk management, governance risk & compliance (GRC), audit & investigasi, manajemen risiko operasional, Procurement & Purchasing Department serta analisa kredit. Sebagai trainer, Ronny telah menjadi pembicara di berbagai public & in-house training untuk bank, BUMN, dan swasta. Dengan pengalaman luas di industri dan konsultan, Ronny dikenal sebagai fasilitator yang menghubungkan regulasi dengan praktik nyata, memberikan insight strategis dan aplikatif bagi peserta pelatihan.

Call To Action:

Daftar sekarang untuk mengikuti Pelatihan Integrated Procurement, Purchasing, and Buyer Management dan tingkatkan kompetensi tim Anda menghadapi tantangan industri modern!

• WA: https://wa.me/628179956666
• Hubungi MDP Consulting via WhatsApp
• Email: alif.mdp@gmail.com
• Website: www.mdpconsulting.co.id

© 2025 MDP Consulting – Empowering Your Business Growth through Strategic Training and Development