Silabus Training & Workshop

Vendor Management

Membangun Strategi Seleksi, Pengawasan Kinerja, dan Mitigasi Risiko untuk Mencapai Efisiensi Biaya dan Kelancaran Operasional Perusahaan.

Latar Belakang

Vendor atau pihak ketiga telah menjadi tulang punggung operasional banyak perusahaan, mendukung dari pengadaan barang, jasa TI, hingga logistik. Namun, ketergantungan ini membawa kompleksitas dan risiko tersendiri. Risiko tersebut mencakup kegagalan pasokan, ketidaksesuaian kualitas, pelanggaran data, hingga kerusakan reputasi perusahaan akibat tindakan vendor.

Data dari berbagai riset industri mengungkap urgensi pengelolaan vendor yang profesional. Survei global menunjukkan bahwa lebih dari 60% gangguan operasional bersumber dari kegagalan pihak ketiga. Selain itu, perusahaan dapat kehilangan hingga 15% dari total nilai kontrak vendor karena ketidakefisienan dalam manajemen kinerja dan hubungan. Di Indonesia, regulasi OJK bagi sektor jasa keuangan dan Peraturan Pemerintah tentang Pengadaan Barang/Jasa semakin menekankan pentingnya tata kelola dan manajemen risiko vendor yang robust.

Pelatihan ini dirancang untuk menjawab kesenjangan antara ketergantungan pada vendor dan kapasitas internal perusahaan dalam mengelolanya. Tanpa pendekatan yang sistematis, kolaborasi dengan vendor berpotensi menjadi liabilitas daripada aset strategis. Melalui pelatihan ini, peserta akan dibekali dengan kerangka kerja komprehensif untuk mengubah vendor dari sekadar penyedia jasa menjadi mitra strategis yang mendukung tujuan bisnis.

Tujuan Pelatihan

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu:

1. Menerapkan proses due diligence (uji tuntas) dan seleksi vendor yang objektif berdasarkan kriteria bisnis dan risiko.
2. Menyusun dan menegosiasikan Service Level Agreement (SLA) serta kontrak yang melindungi kepentingan perusahaan.
3. Mengembangkan Key Performance Indicator (KPI) untuk memantau dan mengevaluasi kinerja vendor secara berkala.
4. Mengidentifikasi berbagai risiko dalam hubungan kemitraan dengan vendor dan menyusun rencana mitigasinya.
5. Melakukan proses pengakhiran kerja sama dengan vendor (vendor offboarding) secara tertib dan profesional.

Rundown Materi Pelatihan

Hari 1: Fondasi Strategis dan Akuisisi Vendor
Materi utama pada hari pertama difokuskan pada pembangunan pondasi yang kuat sebelum melakukan kerja sama dengan vendor.

1. Konsep Dasar & Strategi Vendor Management: Memahami siklus hidup manajemen vendor (vendor lifecycle), perbedaan antara vendor dan mitra strategis, serta menyusun strategi sourcing yang selaras dengan tujuan bisnis.
2. Proses Seleksi & Due Diligence: Melakukan proses risk-based vendor assessment, teknik evaluasi proposal yang komprehensif (teknis, finansial, operasional), serta pentingnya pemeriksaan latar belakang dan reputasi vendor.
3. Perancangan Kontrak & Service Level Agreement (SLA): Komponen kunci dalam kontrak yang melindungi perusahaan, merancang SLA yang terukur, realistis, dan berdampak pada bisnis (contoh: uptime, response time), serta memahami klausa penyelesaian sengketa.
4. Studi Kasus: Evaluasi Proposal Vendor: Peserta secara berkelompok menganalisis dokumen penawaran dari beberapa vendor palsu berdasarkan skenario bisnis nyata, lalu mempresentasikan rekomendasi vendor pilihan beserta alasannya.

Learning Outcome Hari 1: Peserta mampu merancang dan menjalankan proses seleksi vendor yang berbasis risiko serta menyusun perjanjian kerjasama yang melindungi kepentingan perusahaan.

Aktivitas Praktis:

• Diskusi kelompok mengenai kriteria seleksi vendor terpenting untuk industri peserta.
• Simulasi negosiasi klausa kontrak sederhana antara perwakilan perusahaan dan vendor.

Hari 2: Pengawasan, Optimasi, dan Pengakhiran Hubungan
Materi hari kedua berfokus pada pengelolaan hubungan dan kinerja vendor setelah kontrak ditandatangani, hingga mengakhirinya.

1. Manajemen Kinerja & Hubungan Vendor: Teknik memantau kinerja vendor berdasarkan KPI dan SLA, menyelenggarakan review meeting yang efektif, serta membangun hubungan kemitraan yang kolaboratif.
2. Manajemen Risiko & Kepatuhan Vendor: Mengidentifikasi risiko operasional, finansial, reputasi, dan compliance dari vendor, melakukan audit vendor, serta memastikan vendor mematuhi regulasi dan kebijakan perusahaan.
3. Optimasi Biaya & Pengakhiran Kerjasama: Teknik mengoptimalkan biaya vendor tanpa mengorbankan kualitas, mengenali tanda-tanda perlu mengganti vendor, dan menjalankan proses offboarding yang smooth untuk menjaga kontinuitas bisnis.
4. Simulasi: Vendor Performance Review Meeting: Peserta melakukan role-play sebagai manajer perusahaan dan perwakilan vendor dalam rapat evaluasi kuartalan, membahas pencapaian KPI, tantangan, dan rencana perbaikan.

Learning Outcome Hari 2: Peserta mampu memonitor, mengevaluasi, dan mengoptimalkan kinerja vendor, serta mengelola risiko dan proses pengakhiran kerjasama dengan prosedur yang benar.

Aktivitas Praktis:

• Workshop penyusunan dashboard KPI untuk vendor TI atau logistik.
• Brainstorming daftar periksa (checklist) untuk proses offboarding vendor.

Target Peserta

Staf hingga supervisor dari departemen Procurement, Pengadaan, Supply Chain, Legal, Compliance, Operasional, Teknologi Informasi, dan unit lain yang terlibat dalam pengelolaan vendor atau pihak ketiga.

Manfaat Pelatihan

Manfaat untuk Peserta:

• Memperoleh kerangka kerja terstruktur untuk mengelola vendor dari hulu ke hilir.
• Meningkatkan kemampuan negosiasi dan pengambilan keputusan dalam pemilihan vendor.
• Meningkatkan nilai tambah (value added) individu dalam organisasi melalui pengelolaan risiko dan biaya yang lebih baik.
• Membangun kepercayaan diri dalam menangani hubungan dan kinerja vendor yang kompleks.

Manfaat untuk Perusahaan:

• Meningkatkan efisiensi biaya pengadaan dan operasional melalui pengelolaan vendor yang optimal.
• Meminimalkan exposure risiko operasional, reputasi, dan kepatuhan yang berasal dari vendor.
• Meningkatkan kualitas layanan dan produk yang diterima dari vendor melalui pengawasan kinerja yang efektif.
• Membangun hubungan kemitraan yang lebih strategis dan berkelanjutan dengan vendor pilihan.

Alasan Penyusunan Modul

Kondisi Ideal:
Seorang profesional vendor management diharapkan menguasai kompetensi lengkap dalam mengelola siklus hidup vendor. Kompetensi ini mencakup kemampuan analitis untuk menyeleksi vendor, keahlian hukum dalam menyusun perjanjian, ketajaman bisnis dalam mengoptimalkan biaya dan kinerja, serta keahlian interpersonal dalam membina hubungan strategis.

Kondisi Faktual:
Pada kenyataannya, pengelolaan vendor seringkali terfragmentasi dan tidak terstandarisasi. Banyak perusahaan masih mengandalkan hubungan personal atau faktor harga semata dalam seleksi, tanpa analisis risiko mendalam. Pengawasan kinerja bersifat ad-hoc dan tidak didasarkan pada metrik yang terukur, sehingga sulit untuk menuntut akuntabilitas vendor. Kesenjangan ini mengakibatkan inefisiensi biaya, gangguan operasional, dan kerentanan terhadap risiko.

Metode Penyampaian dan Evaluasi

Metode Penyampaian:
Pelatihan disampaikan dengan metode presentasi interaktif, studi kasus berbasis skenario dunia nyata, diskusi kelompok terpumpun, dan simulasi role-play untuk mempraktikkan konsep yang telah dipelajari.

Metode Evaluasi:
Efektivitas pelatihan diukur melalui pre-test dan post-test untuk mengukur peningkatan pemahaman, serta penilaian partisipasi aktif dan hasil kerja peserta selama studi kasus dan simulasi berlangsung.

Profil Instruktur

Ronny Gunawan, BSBA
Konsultan & Trainer di MDP Consulting sejak 2014, dengan lebih dari 20 tahun pengalaman di industri perbankan, multifinance, dan jasa keuangan. Pernah menjabat sebagai:

• Head of Anti Fraud & Investigation (Vice President) di UOB Indonesia
• Division Head Fraud Banking Investigation, Head of Consumer Loan, Branch Manager di Bank Mayapada International Tbk.
• Branch Manager di HSBC Indonesia
• Branch Head di berbagai perusahaan multifinance
  Memiliki keahlian di bidang fraud risk management, governance risk & compliance (GRC), audit & investigasi, manajemen risiko operasional, serta analisa kredit.
  Sebagai trainer, Ronny telah menjadi pembicara di berbagai public & in-house training untuk bank, BUMN, dan swasta, dengan topik meliputi:
• Fraud Risk Management sesuai POJK & SE OJK
• Pedoman Manajemen Anti Fraud & Early Fraud Detection
• Governance, Risk & Compliance (GRC) & Good Corporate Governance (GCG)
• Analisa Kredit & Manajemen Risiko Perbankan
• Operational Risk Management & Business Continuity Management
• Project Management
  Dengan pengalaman luas di industri dan konsultan, Ronny dikenal sebagai fasilitator yang menghubungkan regulasi dengan praktik nyata, memberikan insight strategis dan aplikatif bagi peserta pelatihan.

Call To Action

Daftar sekarang untuk mengikuti Pelatihan Vendor Management dan tingkatkan kompetensi tim Anda menghadapi tantangan industri modern!

• WA: https://wa.me/628179956666
• Hubungi MDP Consulting via WhatsApp
• Email: alif.mdp@gmail.com
• Website: www.mdpconsulting.co.id

© 2025 MDP Consulting – Strategic Partner for Your Business Excellence